Tổng hợp các mẹo giảm dung lượng file word đơn giản, dễ thực hiện

Giảm dung lượng file word là giải pháp tốt nhất khi bạn thực hiện gửi, chia sẻ, lưu trữ, chỉnh sửa,… những tệp tin có dung lượng lớn. Nếu bạn chưa biết đến mẹo hay này, thì hãy tham khảo ngay 1 trong những cách giảm dung lượng cho file word được tổng hợp và chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!

Nếu tệp tin của bạn có quá nhiều hình ảnh thì chắc chắn file word sẽ có dung lượng rất lớn. Thực tế, Microsoft hỗ trợ tính năng nén toàn bộ file ảnh đính kèm ngay trong word. Để làm được điều này bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Đây là kích thước file word ban đầu:
 

• Bước 1: Mở file word mà bạn cần nén, sau đó click vào hình ảnh trong bản word để hiển thị thẻ Format.

 

• Bước 2: Tiếp theo chọn thẻ format và chọn mục Compress Pictures.

 

• Bước 3: Ở giao diện cửa sổ Compress Pictures bạn bỏ tích ở “Apply only to this picture” như hình bên dưới.

 

• Bước 4: Click chọn vào các mục để nén ảnh theo nhu cầu sử dụng. Cuối cùng là nhấn OK.

 

• Bước 5: Tận hưởng thành quả.

 Xem thêm: Hướng dẫn cách giảm dung lượng file excel nhanh và hiệu quả

Nén file là cách hiệu quả nhất để giảm kích thước file word có chứa nhiều dữ liệu như hình ảnh, ký tự, bảng biểu, icon động,… Bạn có thể nén file bằng công cụ winrar hoặc sử dụng phần mềm giảm dung lượng file word online.

Nếu bạn muốn giảm dung lượng cho file word với số lượng lớn thì phần mềm winrar là sự lựa chọn tuyệt vời. Với cách này thì yêu cầu máy tính của bạn đã được cài đặt sẵn phần mềm winrar, đây là phần mềm hoàn toàn miễn phí nên bạn yên tâm sử dụng nhé!

• Bước 1: Tạo 1 folder mới và sao chép toàn bộ file word mà bạn cần giảm dung lượng vào.
• Bước 2: Nhấn chuột vào folder vừa tạo, tiếp theo nhấn chọn Add to archive…

 

File nén.rar là file đã được giảm dung lượng rất nhiều so với file gốc, bạn có thể này để đính kèm trên gmail hoặc gửi qua zalo, facebook mà không lo bị lỗi hay mất nhiều thời gian.

Ngoài phần mềm winrar, bạn cũng có thể nén file word bằng các phần mềm có tính năng tương tự khác như PeaZip, Winzip, ZipItFree,….

Hiện nay, có rất nhiều website hỗ trợ nén file word, file excel online và hiệu quả mà nó mang tương đối tốt. Ở đây mình sẽ hướng dẫn các bạn cách nén file word trên web wecompress.

• Bước 1: Truy cập vào trang web theo đường link: https://www.wecompress.com/

• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu “+” để thực hiện tải file word cần giảm kích thước lên.

Như trong ví dụ này, file word lúc chưa nén có dung lượng là 3,913MB.

Sau khi nén file word đã giảm xuống chỉ còn 260 KB, một con số không tưởng phải không?  

• Bước 3: Nhấn Download để tải file word đã nén xong về máy.

Với wecompress, bạn có thể nén các file ở định dạng PDF, Excel, PowerPoint, JPEG, PNG và dung lượng tối đa cho 1 lần upload file là 500MB.

Xem thêm: Tổng hợp 5 cách chuyển Word sang PDF online – Đơn giản, hiệu quả

Ngoài những cách trên, các bạn cũng có thể giảm kích thước cho file word bằng một số thủ thuật sau:

Nếu đang sử dụng phiên bản word 2003 trở về trước thì file word sẽ có định dạng là .DOC.

Định dạng .docx được tích hợp tính năng nén nội dung vượt trội hơn, bạn chỉ cần thực hiện chuyển đổi tệp .doc sang định dạng .docx là sẽ giảm được 1 phần kích thước file word.

Cách thực hiện như sau:

Trên file word nhấn vào File => Chọn Info => Tiếp theo chọn Convert=> Nhấp chọn OK và cuối cùng nhấn chọn save để chuyển word sang định dạng docx.
 

Nếu trường hợp hình ảnh cần chèn vào word có kích thước lớn mà bạn sao chép và dán trực tiếp vào file thì dung lượng file word sẽ tăng lên rất nhiều. Thay vào đó, chèn ảnh vào word bằng cách nhấn INSERT -> Pictures.

Việc hạn chế sử dụng ảnh và các icon động trong word cũng là cách làm giảm dung lượng file word hiệu quả. Bên cạnh đó, nếu không sử dụng bảng tính, font chữ thư pháp, font chữ nghệ thuật,… trong file word thì kích thước file word cũng được giảm đáng kể.

• Bước 1: Nhấp chọn vào menu File > Info trên file word mà bạn muốn giảm kích thước.
• Bước 2: Tiếp theo chọn Check for Issues > Chọn tiếp vào mục Inspect Document.

 

• Bước 3: Ở giao diện hộp thoại Document Inspector, nhấn chọn Inspect.

 

• Bước 4: Tại dòng Document Properties and Personal Information bạn nhấn Remove all để xóa thông tin cá nhân được word tạo mặc định.

Trên đây là những cách giúp giảm dung lượng file word đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn, chúc bạn có thể thực hiện thành công và nâng cao hiệu suất công việc.